Quotização

O sistema de cobrança de quotas é semi-vertical, da base, a Associação, às estruturas intermédias, a Federação Concelhia.

O ideal seria os associados pagarem directamente as suas quotas às respectivas organizações nas quais estão filiados. Embora, em teoria, isso seja fiável, colocam-se algumas questões, a principal das quais a capacidade da maioria das associações proceder ao pagamento da quota com a regularidade desejável.

Tendo em conta a especificidade do nosso movimento associativo, apresenta- se como mais prático as associações pagarem a totalidade da quota a uma única organização, a qual, depois, envia às outras estruturas a sua parte.

 

A nível das associações

 

As associações de pais apresentam estruturas diferentes, de acordo com o seu âmbito, de escola ou de agrupamento, e, dentro destas, com organizações e capacidades diferentes, com destaque para as do âmbito do 1.º ciclo com actividades de ocupação de tempos extra-curriculares.

A cobrança de quotas aos sócios das associações, na maioria dos casos, é irregular ou mesmo inexistente. As associações que prestam serviços aos sócios, designadamente, de CAF/ATL, são a excepção. Estas cobram as quotas periodicamente nos recibos das mensalidades.

As restantes associações, a maioria, não têm estruturas nem pessoal para fazerem a cobrança da quota de forma organizada e regular. Muitas delas nem sequer têm um ficheiro de associados. Um óbice importante é a ausência de instalações para a sua sede, nas quais as associações possam, de forma organizada, com equipamento de apoio, desenvolverem trabalho de administração e organização.

Comecemos por coisas simples e práticas. Eis 10 regras:

  1. Reunir a Direcção/órgãos sociais, discutir o assunto, traçar objectivos e metas, elaborar um plano de trabalho objectivo, distribuir
  2.   Elaborar o ficheiro de Fazer uma ficha de sócio, em A5, para distribuir aos pais e encarregados de educação.
  3. Criar um e-mail institucional e um blogue da associação.
  4. Pedir ao director da escola ou agrupamento para incluir na página da escola um espaço para a associação de pais, onde se possa colocar alguma informação, como os estatutos, lista dos órgãos sociais, convocatórias e uma ficha online para inscrição de sócio.
  5. Enviar informação aos pais do estabelecimento de ensino, com o apoio da escola, na qual devem constar os objectivos da associação e os respectivos contactos e endereço do Na mesma informação, no rodapé, fazer um apelo para se inscreverem como sócios, com uma tira destacável onde devem figurar o nome e contactos do sócio, na qual se pede para ser reenviada à associação.
  6. Ter um livro de recibos das quotas, que pode ser igual ao usado nos condomínios, ou criado em computador (mas numerado). O movimento das quotas deve ser imediatamente lançado em livro próprio, ou folha de
  7. Dado que as contas bancárias agora têm despesas onerosas, pode ser comprado um pequeno cofre, o qual ficará na posse de um fiel depositário, em princípio, o
  8. O valor da quota é estabelecido em assembleia-geral. Pode ser determinado um valor mínimo e, também, de acordo com a natureza da associação, o pagamento voluntário da
  9. A recolha de fundos e donativos, como parte da actividade da associação, pode ser feita através de eventos, magustos, festas de natal e de fim-de-ano, festivais gastronómicos, sorteios e outras A imaginação ao poder!
  10. Estabelecer protocolos e parcerias com entidades e empresas, que colaborem e patrocinem eventos e iniciativas, como as descritas no ponto

 A nível das Uniões/Federações

 As estruturas intermédias têm um papel fundamental a desenvolver nesta área, de acordo com o seu funcionamento organizacional.

A Comissão da Organização é a estrutura de ligação às associadas, para apoio na dinamização da actividade, de acordo com os objectivos estatutários da União/Federação. Trata, igualmente, da gestão financeira, com a organização do sistema de recolha das Quotas e do financiamento das actividades. Organiza e gere eventos.

Em questões práticas, as Uniões/Federações que decidirem fazer a cobrança directa (*) da quota às associadas, devem ter em atenção, como norma, o seguinte:

  • Elaborar, em folha Excel, a base de dados das associadas com as seguintes informações:
  1. Denominação
  2. Data de fundação
  3. Data de filiação e número de membro da CONFAP
  4. Morada
  5. Contactos telefone e e-mail
  6. NIF
  7. Lista dos órgãos sociais e respectivo mandato
  8. Movimento das quotas
  • Estabelecer duas épocas de controlo da quotização, através da verificação da situação, envio de notificação à associada e cobrança, respectivamente, nos meses de Novembro e de Março/Abril.
  • Fazer contas de acerto com a FAPMATOSINHOS, antes do Natal de cada

Ter em conta que as 10 regras para as associações também se aplicam às estruturas concelhias, com algumas alterações, que nos dispensamos de citar.

  (*) Devem decidir a quem, posteriormente, enviam as quotas, se à FAPMATOSINHOS ou se à CONFAP.

 

 

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